Arbeiten in der Listenansicht
Nutzen Sie die Listenansicht für die chronologische Darstellung aller Aufgaben.
Neue Aufgabe anlegen
[1] Eine neue Aufgabe erstellen Sie in der Listenansicht indem Sie auf den Button > Neue Aufgabe klicken.
Spalteninhalte
Sofern Sie über die notwendigen Rechte verfügen, sind folgende Spalten in der Übersicht (Aufgabenliste) verfügbar:
Priorität [2]
Ob eine Aufgabe vor- oder nachrangig zu behandeln ist, zeigt das Symbol in dieser Spalte. Das rote Symbol mit Ausrufungszeichen markiert eine Aufgabe mit hoher Priorität. Das blaue Symbol mit dem nach unten zeigenden Pfeil gibt eine besonders niedrige Priorität an. Wenn keine Priorität aktiv zugeordnet wurde, ist der Status “normal” und das Feld bleibt leer.
Titel [3]
Mit einer thematisch eindeutigen Bezeichnung lassen sich Aufgaben gut organisieren. Je präziser und strukturierter ein Titel ist, desto besser lassen sich Aufgaben auf den ersten Blick von einander abgrenzen.
Details [4,4a]
Das Feld Details enthält den näheren Beschreibungstext - siehe auch [7]. Da die Spaltenbreite jedoch bildschirmabhängig begrenzt ist, wird in der Regel nur ein Teil der ersten Zeile angezeigt. Um weitere Inhalte sehen zu können [4a], ohne die Aufgabe extra zu öffnen, führen Sie die Maus auf den Eintrag - ohne zu klicken.
Beginn ab / Ende bis [5]
Der Zeitraum, in dem eine Aufgabe bearbeitet werden soll, dient der Orientierung sowie Planung von Arbeitsprozessen. Diese Angaben sind zudem für die korrekte Anordnung der Aufgabe in der Übersicht wichtig. Speziell für das Arbeiten mit dem Gantt-Diagramm als Projektplanungstool ist der Aufgabenzeitraum essenziell.
Fortschritt [6]
Nicht nur für die Motivation ist es wichtig, einen Fortschritt zu sehen. Auch hier geht es darum, auf den ersten Blick zeitliche Aufwände einschätzen, mit vorhandenen Ressourcen abgleichen zu können und als zusätzlichen Parameter für weitere Arbeitsschritte einzubeziehen.
Beschreibung [7]
Steht in diesem Feld eine 1, wurde der Aufgabe eine Beschreibung hinzugefügt.
Checkliste [8]
Steht in diesem Feld eine 1, wurde der Aufgabe eine Checkliste hinzugefügt.
Anhänge [9]
In diesem Feld wird die genaue Anzahl der hinterlegten Anhänge vermerkt.
Verknüpfungen [10]
Ich habe keinen Schimmer, was wohin verknüpft wird.
Kategorie [11]
In diesem Feld wird die zugeordnete Kategorie angezeigt.
Hinweis: Wurde keine eigene Kategorie zugeordnet, wird standardmäßig entweder die voreingestellte Kategorie Kurzfristig (Default) oder die zuerst in der Kategorieliste stehende Variante zugewiesen.
Aufgabe-ID [12]
Jede Aufgabe bekommt eine chronologisch fortlaufende Nummer. So dass jede Aufgabe (auch wenn sie gelöscht oder archiviert wurde) identifiziert werden kann. Jede ID wird nur einmal vergeben.
Spalteneinstellungen
Fast alle Spalten sind, sofern Sie über die notwendige Berechtigung verfügen, flexibel anpassbar [13]. Sie können nach Wunsch angeordnet, breit oder schmal, ein- oder ausgeblendet werden.
Aufgaben gruppieren
Gruppieren Sie Ihre Aufgaben anhand der Spaltenparameter [14], um eine bessere Übersicht zu bekommen. Ziehen Sie dafür die Spalte, nach der Sie gruppieren möchten per Drag and Drop in das Gruppierungsfeld.
[…Praxisbeispiel zu sinnvoller Gruppierung]
Schneller mit Suchfunktion
Eine weitere Möglichkeit, konkrete Aufgaben zu finden, ohne die gesamte Liste absuchen zu müssen, bietet die Suchfunktion [15]. Mit der Eingabe eines Schlagwortes oder Suchtextes werden nur die Datensätze angezeigt, die den/die eingegebenen Suchbegriff/e beinhalten.